Mẫu email gửi ứng viên: mời phỏng vấn, mời nhận việc, báo kết quả rõ ràng và lịch sự
Email là lần đầu ứng viên tiếp xúc với cách làm việc của công ty bạn. Một thư thiếu giờ, thiếu địa chỉ hay gửi muộn khiến ứng viên giỏi nghi ngại trước cả buổi phỏng vấn. Công cụ ở đầu trang có năm mẫu cho năm tình huống thường gặp; bạn điền tên ứng viên, vị trí, công ty, thời gian, địa điểm và người gửi để có ngay tiêu đề và nội dung thư, sao chép từng phần hoặc cả email.
Năm tình huống và thông tin không được thiếu
| Tình huống | Thông tin bắt buộc | Nên gửi khi nào |
|---|---|---|
| Mời phỏng vấn | Thông tin bắt buộcGiờ, ngày, địa chỉ hoặc đường dẫn họp, người phỏng vấn, hạn xác nhận | Nên gửi khi nàoTrước buổi phỏng vấn ít nhất 2 ngày làm việc |
| Nhắc lịch phỏng vấn | Thông tin bắt buộcGiờ, địa điểm, người cần gặp khi tới | Nên gửi khi nàoChiều hôm trước buổi phỏng vấn |
| Hẹn thời gian phản hồi | Thông tin bắt buộcNgày bạn sẽ báo kết quả | Nên gửi khi nàoNgay sau buổi phỏng vấn |
| Mời nhận việc | Thông tin bắt buộcVị trí, mức lương, ngày bắt đầu, hạn trả lời | Nên gửi khi nàoSau khi đã thống nhất miệng với ứng viên |
| Từ chối sau phỏng vấn | Thông tin bắt buộcLời cảm ơn, kết quả rõ ràng | Nên gửi khi nàoTrong vòng một tuần sau buổi phỏng vấn |
Tiêu đề dễ nhận ra, giọng văn ngắn gọn
Tiêu đề nên có tên công ty và vị trí, ví dụ “Thư mời phỏng vấn vị trí Kế toán tổng hợp tại Công ty ABC”, để ứng viên tìm lại được trong hộp thư. Nội dung đi thẳng vào thông tin chính, mỗi đoạn một ý, kết bằng tên, chức vụ và số điện thoại người gửi.
Mẫu thư từ chối ngắn gọn
Chào anh Minh,
Cảm ơn anh đã dành thời gian tham gia phỏng vấn vị trí Kế toán tổng hợp tại Công ty ABC. Sau khi cân nhắc, chúng tôi chọn một ứng viên có kinh nghiệm sát hơn với yêu cầu hiện tại. Chúng tôi xin phép lưu hồ sơ của anh và sẽ liên hệ khi có vị trí phù hợp.
Chúc anh sớm tìm được công việc như mong muốn.
Lưu ý khi gửi thư mời nhận việc
Thư mời nhận việc xác nhận các điều kiện chính, nhưng không thay hợp đồng lao động. Theo Điều 14 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản, trừ hợp đồng dưới một tháng; vì vậy hãy chuẩn bị hợp đồng trước ngày nhận việc.
- Ghi mức lương là gross hay net để tránh hiểu lầm khi nhận lương tháng đầu.
- Nêu rõ thời gian thử việc và mức lương thử việc.
- Cho ứng viên hạn trả lời cụ thể, thường từ 3 đến 5 ngày làm việc.
Câu hỏi thường gặp
Nên gửi cho mọi ứng viên đã tham gia phỏng vấn. Một thư ngắn, đúng hẹn giữ thiện cảm với thương hiệu tuyển dụng và giúp lần tuyển sau dễ hơn.
Không. Thư mời chỉ xác nhận điều kiện chính; hợp đồng lao động vẫn phải ký bằng văn bản theo Bộ luật Lao động, trừ hợp đồng dưới một tháng.
Thông tin chính thức như lịch phỏng vấn, mời nhận việc nên gửi qua email để có văn bản lưu lại; tin nhắn phù hợp để nhắc lịch hoặc báo ứng viên kiểm tra hộp thư.