Mẫu sơ yếu lý lịch

Sơ yếu lý lịch (còn gọi là lý lịch tự thuật) là bản kê khai về bản thân và gia đình theo mẫu hành chính, do chính bạn viết và chịu trách nhiệm, thường có xác nhận chữ ký của Uỷ ban nhân dân cấp xã. Nó trả lời câu hỏi "bạn là ai, xuất thân thế nào", trong khi CV trả lời "bạn làm được gì cho công việc này". Hai giấy tờ bổ sung cho nhau chứ không thay thế nhau.

Nếu bạn đang ứng tuyển, phần cần đầu tư trước là CV; sơ yếu lý lịch chỉ cần chuẩn bị sẵn để nộp khi được nhận.

Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, trường học, bệnh viện, doanh nghiệp nhà nước và các công ty có quy trình nhân sự chặt gần như luôn yêu cầu sơ yếu lý lịch có chứng thực khi tiếp nhận. Nhiều công ty tư nhân và công ty khởi nghiệp chỉ cần CV lúc ứng tuyển, đến khi ký hợp đồng mới đề nghị bổ sung hồ sơ. Vì thế đừng vội đi chứng thực hàng loạt ngay từ đầu: chuẩn bị một bản điền sẵn, chưa ký, rồi đi chứng thực khi công ty báo cần, vì bản chứng thực thường được yêu cầu "trong vòng sáu tháng".

Một bộ hồ sơ xin việc giấy đầy đủ thường gồm:

Mẫu đang được dùng rộng rãi gồm sáu phần, theo đúng thứ tự người đọc hồ sơ nhân sự quen mắt:

Các mẫu in sẵn bán ở hiệu sách đôi khi vẫn còn những mục từ thập niên trước như "thành phần gia đình sau cải cách ruộng đất" hay "thành phần bản thân hiện nay". Những mục này không còn ý nghĩa với tuyển dụng ngoài khu vực nhà nước; nếu công ty không yêu cầu đúng mẫu đó, bạn dùng mẫu gọn như trên là đủ.

Thông tin bản thân

• Họ và tên viết in hoa, đúng từng chữ trên thẻ căn cước, kể cả tên đệm. Hồ sơ nhân sự đối chiếu theo căn cước, lệch một chữ là phải làm lại.
• Số căn cước, ngày cấp, nơi cấp: thẻ căn cước công dân gắn chip và thẻ căn cước mới đều có 12 số; nơi cấp ghi theo mặt sau thẻ, thường là "Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội". Chứng minh nhân dân 9 số đã hết giá trị sử dụng từ 01/01/2025 theo Luật Căn cước 2023, đừng ghi số cũ.
• Nơi sinh ghi theo giấy khai sinh. Nguyên quán là quê gốc theo cha (hoặc theo mẹ nếu không xác định được cha), khớp với mục quê quán trên căn cước; đây là chỗ hay nhầm với nơi sinh nhất. Chỗ ở hiện nay là địa chỉ bạn đang sống, ghi đến thôn hoặc tổ dân phố, xã hoặc phường, tỉnh hoặc thành phố theo địa giới mới từ 01/07/2025 (không còn cấp huyện, quận).
• Dân tộc, tôn giáo: ghi "Kinh" và "Không" nếu đúng như vậy; đừng để trống vì sẽ bị hỏi lại.

Trình độ và nghề nghiệp

• Trình độ văn hoá ghi theo hệ 12 năm: 12/12, 9/12. Đây là trình độ phổ thông, không phải bằng đại học.
• Trình độ chuyên môn ghi bậc cao nhất kèm ngành: "Cử nhân Kế toán", "Kỹ sư Cơ khí", "Cao đẳng Điều dưỡng", "Trung cấp Dược". Đang học thì ghi "Sinh viên năm 4 ngành…".
• Ngoại ngữ, tin học: ghi tên và mức độ có thể chứng minh, ví dụ "Tiếng Anh, IELTS 6.0" hay "Tin học văn phòng"; không ghi "giỏi" chung chung.
• Nghề nghiệp và nơi làm việc hiện nay: người mới ra trường ghi "Chưa có việc làm" hoặc "Sinh viên mới tốt nghiệp"; người đang đi làm ghi chức danh và tên công ty.

Quan hệ gia đình

Ghi cha, mẹ, vợ hoặc chồng, anh chị em ruột theo cùng một kiểu: họ tên, năm sinh, nghề nghiệp. Cha mẹ đã nghỉ hưu ghi "Hưu trí", làm nông ghi "Làm ruộng", đã mất ghi "Đã mất" kèm năm nếu nhớ. Chưa kết hôn thì ghi "Chưa có" ở mục vợ hoặc chồng, không gạch chéo. Anh chị em ruột liệt kê gọn mỗi người một dòng; con cái không bắt buộc khai nếu mẫu không có mục riêng.

Quá trình học tập và làm việc

Kê theo thứ tự thời gian, mốc tháng và năm, bắt đầu từ trung học phổ thông hoặc đại học. Mỗi dòng gồm khoảng thời gian, tên trường hoặc công ty và việc đã làm. Hãy để các mốc nối tiếp nhau: nếu có vài tháng nghỉ giữa hai công việc, ghi thẳng "Nghỉ việc, tìm việc mới" hoặc "Ở nhà chăm con"; để trống một khoảng dài sẽ khiến người đọc đặt câu hỏi.

Khen thưởng, kỷ luật và lời cam đoan

Khen thưởng ghi danh hiệu, cấp khen và năm; không có thì ghi "Không". Kỷ luật cũng vậy, tuyệt đối không bỏ trống. Lời cam đoan giữ nguyên câu in sẵn, ghi địa danh và ngày tháng, rồi chưa ký: chữ ký phải được ký trước mặt người chứng thực, bản đã ký sẵn ở nhà sẽ bị yêu cầu làm lại.

"Xác nhận sơ yếu lý lịch" thực chất là thủ tục chứng thực chữ ký theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP: cơ quan có thẩm quyền xác nhận chữ ký trong tờ khai là của bạn, chứ không xác nhận nội dung bạn khai là đúng. Hiểu điều này giúp bạn khỏi mất công tìm "nơi công chứng" và cũng biết rằng trách nhiệm về nội dung thuộc về người khai.

Nơi làm

UBND cấp xã bất kỳHoặc văn phòng công chứng; không bắt buộc về nơi thường trú

Lệ phí

10.000 đồngMỗi trường hợp chứng thực chữ ký, theo Thông tư 226/2016/TT-BTC

Thời gian

Trong ngàyThường vài chục phút nếu hồ sơ đủ

Mang theo

Căn cước + tờ khaiTờ khai đã điền đầy đủ, chưa ký

1. 1
   Điền đầy đủ, dán ảnh, chưa ký

   Dán ảnh 4x6 vào ô, điền hết các mục. Mang theo bản chính thẻ căn cước còn hạn; bản sao có chứng thực cũng được chấp nhận.

2. 2
   Đến bộ phận một cửa của UBND xã, phường

   Từ 01/07/2025 chính quyền địa phương còn hai cấp, nên nơi tiếp nhận là UBND xã, phường hoặc đặc khu. Bạn được chọn bất kỳ nơi nào thuận tiện, kể cả nơi đang tạm trú hay nơi làm việc, vì việc chứng thực chữ ký không phụ thuộc nơi cư trú.

3. 3
   Ký trước mặt người chứng thực

   Cán bộ đối chiếu căn cước, bạn ký vào tờ khai ngay tại quầy. Người chứng thực ký, ghi ngày tháng và đóng dấu.

4. 4
   Nộp phí, nhận lại bản chính

   Phí chứng thực chữ ký 10.000 đồng cho mỗi trường hợp. Nếu cần nhiều bản, chuẩn bị sẵn nhiều tờ khai giống nhau và chứng thực cùng lúc.

• Ký sẵn ở nhà rồi mới mang đi chứng thực; cán bộ sẽ yêu cầu làm lại tờ mới.
• Ghi số chứng minh nhân dân 9 số hoặc dùng mẫu cũ có mục "CMND".
• Nhầm nguyên quán với nơi sinh hoặc nơi thường trú.
• Để trống mục kỷ luật, tôn giáo, vợ chồng thay vì ghi "Không" hay "Chưa có".
• Tẩy xoá, viết hai màu mực, chữ viết tay khó đọc; nếu chữ không đẹp hãy đánh máy rồi in.
• Ảnh cũ quá sáu tháng, ảnh selfie cắt ra, ảnh không đúng cỡ ô dán.
• Quá trình học tập và làm việc bị đứt quãng không giải thích, hoặc mâu thuẫn với CV đã nộp.

Lỗi cuối đáng để ý nhất: bộ phận nhân sự thường đặt sơ yếu lý lịch cạnh CV để so. Năm tốt nghiệp, tên công ty cũ, chức danh phải khớp nhau; sai lệch nhỏ cũng đủ để bị hỏi và làm mất thiện cảm ngay ngày đầu nhận việc.

Mẫu trên trang này được thiết kế để điền một lần và dùng nhiều lần. Bạn nhập thông tin vào các ô, bản xem trước cập nhật ngay trên khổ A4, tải về dạng Word hoặc PDF, in ra rồi dán ảnh và mang đi chứng thực. Mẫu có 17 ngôn ngữ để làm bản song ngữ khi nộp cho công ty nước ngoài, và được lưu vào tài khoản để lần sau chỉ sửa vài chỗ thay vì viết lại từ đầu.

1. 1
   Bấm "Dùng mẫu này" ở danh sách phía trên

   Đăng nhập để giấy tờ được lưu lại; tài khoản Việc Hot dùng chung cho CV, đơn xin việc và sơ yếu lý lịch.

2. 2
   Điền thông tin theo từng nhóm

   Bản thân, trình độ, gia đình, quá trình học tập và làm việc, khen thưởng. Mục nào không có, ghi "Không".

3. 3
   Chọn ngôn ngữ, tải Word hoặc in

   Chọn thêm một ngôn ngữ nếu cần bản song ngữ. Tải về dạng Word nếu công ty yêu cầu tệp để chỉnh sửa, hoặc in trên giấy A4 trắng, một mặt, rồi dán ảnh 4x6 trước khi đi chứng thực.