Mẫu đơn xin việc

Đơn xin việc là văn bản bạn gửi cho một đơn vị để đề nghị được tuyển vào một vị trí cụ thể. Ở Việt Nam, đơn được viết theo thể thức hành chính quen thuộc: quốc hiệu, tiêu ngữ, tên đơn, kính gửi, rồi đến nội dung và chữ ký. Thư xin việc (cover letter) là anh em gần của nó, phổ biến ở công ty nước ngoài và khi ứng tuyển qua email: bỏ phần quốc hiệu, viết như một lá thư ngắn. CV là bản tóm tắt năng lực đi kèm; đơn và thư chỉ nên nói những gì CV chưa nói được, nhất là lý do bạn chọn công ty này.

Cứ thấy tin tuyển dụng ghi "hồ sơ gồm đơn xin việc" thì chắc chắn phải có. Ngoài ra, nhà máy, trường học, bệnh viện, cơ quan nhà nước và doanh nghiệp có phòng hành chính nhân sự lâu năm vẫn giữ thói quen nhận hồ sơ giấy, và trong bộ hồ sơ đó đơn xin việc đứng đầu, trước sơ yếu lý lịch và bằng cấp. Với ứng tuyển trực tuyến, phần lớn công ty chỉ cần CV; vài dòng giới thiệu trong email hoặc trong ô "lời nhắn" đã làm thay vai trò của lá đơn.

Khi ứng tuyển trên Việc Hot, bạn gửi hồ sơ và CV trực tiếp từ tài khoản; đơn xin việc là tệp đính kèm tuỳ chọn. Đính kèm thêm không gây hại, nhưng chỉ nên làm khi đơn được viết riêng cho vị trí đó, một lá đơn chung chung sẽ làm giảm giá trị của CV đi cùng.

Phần quốc hiệu và tiêu ngữ lấy theo thể thức văn bản hành chính tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP: dòng "CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM" in hoa, đậm; dòng "Độc lập - Tự do - Hạnh phúc" chữ thường, đậm, có gạch nối giữa các cụm từ và kẻ một đường ngang bên dưới. Nghị định này áp dụng cho cơ quan nhà nước, nhưng đã thành chuẩn chung mà người đọc hồ sơ nào cũng quen mắt.

Mở đầu và kính gửi

Kính gửi đúng tên công ty và bộ phận nhận hồ sơ: "Kính gửi: Phòng Nhân sự Công ty Cổ phần Dược phẩm Tâm An". Tin tuyển dụng ghi tên người liên hệ thì ghi thẳng tên người đó. "Kính gửi: Quý công ty" là cách viết an toàn khi không biết, nhưng cũng là cách viết cho thấy bạn chưa đọc kỹ tin. Đoạn giới thiệu chỉ cần ba ý: bạn là ai, ứng tuyển vị trí nào, biết tin từ đâu.

Học vấn và kinh nghiệm

Đây là hai đoạn quyết định lá đơn có được đọc tiếp hay không. Nguyên tắc là mỗi đoạn một ý, có con số, và chỉ chọn những gì liên quan tới vị trí. Người đọc đã có CV để xem đầy đủ; lá đơn là nơi bạn chỉ cho họ thấy điểm đáng chú ý nhất. Ba cách viết cho ba hoàn cảnh:

Lý do ứng tuyển và cam kết

Hãy nói về công ty, không nói về "môi trường chuyên nghiệp" hay "cơ hội phát triển" vì câu nào cũng đúng với mọi công ty nên không có giá trị. Nhắc tới sản phẩm, dự án, chi nhánh hoặc chính nội dung tin tuyển dụng: "Tôi theo dõi hệ thống nhà thuốc của Tâm An từ khi còn thực tập, và vị trí kế toán thanh toán cho chuỗi 40 điểm bán là công việc tôi muốn làm lâu dài". Phần cam kết chỉ cần ngày có thể bắt đầu và thái độ sẵn sàng học việc; đừng hứa "cống hiến hết mình" vì không ai đo được.

Kết đơn

Một câu cảm ơn, một câu mong được phỏng vấn, địa danh và ngày tháng ở góc phải, chữ ký tay và họ tên đầy đủ ngay dưới. Đơn đánh máy vẫn phải ký tay bằng mực xanh hoặc đen; chữ ký scan chỉ dùng khi gửi qua email.

Viết tay khi tin tuyển dụng yêu cầu, khi ứng tuyển vào trường học, cơ quan hành chính, hoặc khi chữ bạn thật sự đẹp. Dùng giấy A4 trắng, mực xanh hoặc đen, một màu từ đầu đến cuối, không gạch xoá; viết nháp trước rồi chép lại. Đánh máy phù hợp với mọi trường hợp còn lại: phông Times New Roman cỡ 13 hoặc 14, lề trái 3 cm, lề phải 2 cm, giãn dòng 1,3 đến 1,5, in một mặt.

Độ dài hợp lý là một trang, khoảng 250 đến 400 chữ. Người đọc hồ sơ mỗi ngày xem vài chục bộ, lá đơn dài hai trang gần như chắc chắn chỉ được lướt qua. Nếu bạn thấy khó cắt, hãy bỏ phần kể lại quá trình học tập chi tiết, vì phần đó đã có trong CV và sơ yếu lý lịch.

• Sai tên công ty, sai tên vị trí, hoặc ghi nhầm tên công ty khác vì sửa từ đơn cũ.
• Chép nguyên mẫu trên mạng, giữ cả những câu "em mong Quý công ty tạo điều kiện" trong khi vị trí yêu cầu người có kinh nghiệm.
• Kể lại toàn bộ quá trình học tập, làm việc như sơ yếu lý lịch.
• Không nêu vị trí ứng tuyển, hoặc ghi "bất kỳ vị trí nào phù hợp".
• Lỗi chính tả, viết tắt kiểu tin nhắn, dùng hai cỡ chữ trong một trang.
• Thông tin trong đơn mâu thuẫn với CV đi kèm, nhất là năm tốt nghiệp và tên công ty cũ.
• Để trống phần chữ ký, hoặc ký bằng bút chì, bút đỏ.

Khi giao kết hợp đồng, Bộ luật Lao động 2019 (Điều 16) chỉ yêu cầu bạn cung cấp họ tên, ngày sinh, giới tính, nơi cư trú, trình độ học vấn, kỹ năng nghề, tình trạng sức khoẻ và các vấn đề liên quan trực tiếp đến công việc. Vì vậy trong đơn không cần khai tôn giáo, tình trạng hôn nhân hay thu nhập cũ; những thông tin đó không giúp bạn được chọn mà chỉ làm lá đơn dài thêm.

1. 1
   Đặt tiêu đề email theo mẫu nhà tuyển dụng yêu cầu

   Không có yêu cầu thì dùng dạng "Ứng tuyển Kế toán thanh toán - Trần Thị Hồng Nhung". Người nhận lọc thư theo tiêu đề, tiêu đề "Xin việc" hoặc "Hồ sơ" rất dễ bị trôi.

2. 2
   Viết nội dung email như một thư xin việc ngắn

   Năm đến bảy dòng: chào đúng tên bộ phận, vị trí ứng tuyển, một câu về điểm mạnh nhất, nhắc tệp đính kèm, cảm ơn và để lại số điện thoại. Không dán nguyên lá đơn vào thân email.

3. 3
   Đính kèm tệp PDF có tên rõ ràng

   Gộp đơn và CV thành một hoặc hai tệp PDF, đặt tên kiểu "Tran-Thi-Hong-Nhung-Ke-toan-thanh-toan.pdf". Tránh gửi tệp Word vì dễ vỡ định dạng và tránh ảnh chụp đơn viết tay bị mờ.

4. 4
   Gửi trong giờ làm việc, kiểm tra lại trước khi bấm

   Mở lại tệp đính kèm xem đúng bản mới nhất chưa, đọc lại tên công ty trong email và trong đơn. Gửi vào sáng ngày làm việc để thư nằm gần đầu hộp thư của người nhận.

Mẫu chung ở đầu trang dùng được cho mọi vị trí. Nếu ứng tuyển vào một ngành có cách đọc hồ sơ riêng, hãy dùng mẫu theo ngành: mỗi mẫu có gợi ý nên nêu phần hành, chứng chỉ, môn dạy hay ca làm nào trước, và câu chữ được chỉnh theo thói quen của người tuyển trong ngành đó. Tất cả đều điền online, có 17 ngôn ngữ để làm bản song ngữ, tải về dạng Word để chỉnh thêm hoặc PDF để in.