Lương gross 20 triệu, công ty chi 24,7 triệu: cách tính chi phí nhân sự thực trả cho một vị trí năm 2026
Con số ghi trong hợp đồng chưa bao giờ là toàn bộ chi phí nhân sự. Với mỗi đồng lương gross, doanh nghiệp còn đóng thêm 21,5% bảo hiểm bắt buộc và 2% kinh phí công đoàn, chưa kể thưởng, phúc lợi và tiền tuyển dụng. Bài này tính lại từng khoản theo mức áp dụng năm 2026, có ví dụ bằng số cho ba mức lương, để chủ doanh nghiệp và người làm nhân sự lập ngân sách sát với số tiền rời khỏi tài khoản mỗi tháng.
Chi phí nhân sự gồm những gì ngoài lương gross
Khi kế toán lập dự toán quỹ lương, dòng đầu tiên là lương gross: mức ghi trong hợp đồng lao động, làm căn cứ đóng bảo hiểm. Nhưng tiền thật sự chi cho một nhân sự còn có phần bảo hiểm do người sử dụng lao động đóng, kinh phí công đoàn và các khoản ngoài bảng lương. Công cụ ở đầu trang gộp hai khoản bắt buộc vào một con số gọi là "công ty chi mỗi tháng"; các khoản còn lại tuỳ chính sách từng công ty, bạn tự cộng thêm.
- Công ty đóng bảo hiểm
- 21,5%BHXH 17%, tai nạn lao động 0,5%, BHYT 3%, BHTN 1% trên lương đóng bảo hiểm
- Kinh phí công đoàn
- 2%Tính trên quỹ tiền lương đóng BHXH, theo Luật Công đoàn 2024
- Trần đóng BHXH, BHYT
- 50,6 triệu20 lần mức tham chiếu 2.530.000 đồng từ 01/07/2026
- Hệ số chi phí
- 1,235Mỗi 1 đồng lương gross dưới trần, công ty chi 1,235 đồng
Hệ số 1,235 là con số đáng nhớ nhất: lương gross 20 triệu thì công ty chi 24,7 triệu, tăng lương 1 triệu thì ngân sách tăng 1,235 triệu. Hệ số này chỉ đúng khi lương nằm giữa lương tối thiểu vùng và trần 50,6 triệu; vượt trần, tỷ lệ giảm dần vì bảo hiểm xã hội, y tế và công đoàn dừng ở trần.
Người sử dụng lao động đóng bao nhiêu cho từng khoản
Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người làm việc theo hợp đồng lao động từ đủ một tháng trở lên thuộc diện bảo hiểm xã hội bắt buộc, và phía doanh nghiệp đóng phần lớn hơn người lao động. Bảng dưới gộp cả bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và kinh phí công đoàn, đúng như cách công cụ tách từng dòng.
| Khoản | Công ty đóng | Người lao động đóng | Tính trên |
|---|---|---|---|
| Bảo hiểm xã hội (hưu trí, tử tuất) | Công ty đóng17% | Người lao động đóng8% | Tính trênLương đóng bảo hiểm, tối đa 50,6 triệu |
| Bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp | Công ty đóng0,5% | Người lao động đóngKhông | Tính trênCùng mức trần; 0,3% nếu được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận |
| Bảo hiểm y tế | Công ty đóng3% | Người lao động đóng1,5% | Tính trênCùng mức trần 50,6 triệu |
| Bảo hiểm thất nghiệp | Công ty đóng1% | Người lao động đóng1% | Tính trênTối đa 20 lần lương tối thiểu vùng (vùng I: 106,2 triệu) |
| Kinh phí công đoàn | Công ty đóng2% | Người lao động đóngKhông | Tính trênQuỹ tiền lương đóng bảo hiểm xã hội |
| Tổng | Công ty đóng23,5% | Người lao động đóng10,5% | Tính trên |
Cách tính chi phí nhân sự theo từng bước
- Lương grossTheo hợp đồng
- Cộng bảo hiểm 21,5%Có trần
- Cộng công đoàn 2%Trên lương đóng BHXH
- Chi phí mỗi thángNhân 12 ra cả năm
- Xác định lương làm căn cứ đóng bảo hiểm
Lấy lương gross, so với sàn là lương tối thiểu vùng và trần 50,6 triệu đồng cho bảo hiểm xã hội, y tế; bảo hiểm thất nghiệp có trần riêng bằng 20 lần lương tối thiểu vùng. Phần lương vượt trần không phát sinh bảo hiểm.
- Nhân từng tỷ lệ phía công ty
17% bảo hiểm xã hội, 0,5% tai nạn lao động, 3% y tế đều tính trên cùng một mức đã chặn trần; 1% thất nghiệp tính trên mức chặn trần riêng. Cộng lại được phần bảo hiểm công ty đóng.
- Cộng kinh phí công đoàn
2% trên quỹ tiền lương đóng bảo hiểm xã hội của người đó, tức cũng tính trên mức đã chặn trần 50,6 triệu. Công cụ có công tắc để bật, tắt khoản này khi bạn muốn xem riêng phần bảo hiểm.
- Ra tổng chi mỗi tháng và cả năm
Chi phí mỗi tháng bằng lương gross cộng toàn bộ khoản công ty đóng. Nhân 12 là ngân sách cả năm cho vị trí, chưa gồm thưởng và phúc lợi. Số người phụ thuộc chỉ ảnh hưởng tới số ứng viên thực nhận, không đổi chi phí công ty.
Ví dụ bằng số cho ba mức lương gross
| Khoản | Gross 20 triệu | Gross 35 triệu | Gross 60 triệu |
|---|---|---|---|
| Bảo hiểm xã hội 17% | Gross 20 triệu3.400.000 | Gross 35 triệu5.950.000 | Gross 60 triệu8.602.000 (trên trần 50,6 triệu) |
| Tai nạn lao động 0,5% | Gross 20 triệu100.000 | Gross 35 triệu175.000 | Gross 60 triệu253.000 |
| Bảo hiểm y tế 3% | Gross 20 triệu600.000 | Gross 35 triệu1.050.000 | Gross 60 triệu1.518.000 |
| Bảo hiểm thất nghiệp 1% | Gross 20 triệu200.000 | Gross 35 triệu350.000 | Gross 60 triệu600.000 |
| Kinh phí công đoàn 2% | Gross 20 triệu400.000 | Gross 35 triệu700.000 | Gross 60 triệu1.012.000 |
| Công ty đóng thêm | Gross 20 triệu4.700.000 | Gross 35 triệu8.225.000 | Gross 60 triệu11.985.000 |
| Công ty chi mỗi tháng | Gross 20 triệu24.700.000 | Gross 35 triệu43.225.000 | Gross 60 triệu71.985.000 |
| Chi phí cả năm | Gross 20 triệu296.400.000 | Gross 35 triệu518.700.000 | Gross 60 triệu863.820.000 |
| Ứng viên thực nhận | Gross 20 triệu17.780.000 (0 người phụ thuộc) | Gross 35 triệu30.843.750 (1 người phụ thuộc) | Gross 60 triệu52.423.700 (2 người phụ thuộc) |
Hai điểm đáng chú ý. Ở mức 60 triệu, hệ số chỉ còn khoảng 1,2 thay vì 1,235, vì bốn khoản tính trên trần 50,6 triệu đã dừng lại. Và khoảng cách giữa tiền công ty chi với tiền ứng viên cầm về rất lớn: ở mức 20 triệu, công ty chi 24,7 triệu để người lao động nhận 17,78 triệu; chênh lệch 6,92 triệu là bảo hiểm hai bên cộng thuế. Khi ứng viên đòi "net 18 triệu", người làm nhân sự nên quy ngược ra gross rồi nhân 1,235 trước khi gật đầu.
Những khoản ngoài bảng lương nên đưa vào ngân sách
Phần công cụ không tính được là các khoản tuỳ chính sách: thưởng tháng 13, thưởng theo kết quả kinh doanh, phúc lợi như bảo hiểm sức khoẻ, khám sức khoẻ định kỳ, du lịch, ăn trưa, rồi đào tạo, máy tính, chỗ ngồi và chi phí tuyển dụng. Cách lập ngân sách quen thuộc là quy tất cả về mỗi tháng: thưởng tháng 13 bằng một tháng lương gross 20 triệu tương đương 1.666.667 đồng mỗi tháng; gói bảo hiểm sức khoẻ giả định 3 triệu mỗi năm là 250.000 đồng mỗi tháng.
Ví dụ dòng dự toán cho một vị trí trong tờ trình định biên
Vị trí: Kế toán tổng hợp, làm việc tại văn phòng Hà Nội (vùng I).
Lương gross theo hợp đồng: 20.000.000 đồng/tháng. Bảo hiểm bắt buộc phần công ty đóng (21,5%): 4.300.000 đồng. Kinh phí công đoàn (2%): 400.000 đồng.
Chi phí cố định mỗi tháng: 24.700.000 đồng; cả năm: 296.400.000 đồng. Thưởng tháng 13 dự kiến: 20.000.000 đồng. Tổng ngân sách năm cho vị trí: 316.400.000 đồng, chưa gồm chi phí tuyển dụng và thiết bị.
Tờ trình viết theo cách này giúp người duyệt thấy ngay vì sao "lương 20 triệu" lại thành hơn 316 triệu một năm, và tránh tình huống duyệt quỹ lương xong mới phát hiện thiếu tiền bảo hiểm.
Lỗi thường gặp khi tính chi phí nhân sự
- Lấy lương net trong lời đề nghị làm lương gross trong dự toán, thiếu khoảng 10% đến 15% ngay từ đầu.
- Tính bảo hiểm trên toàn bộ lương với người lương trên 50,6 triệu, trong khi bốn khoản đã dừng ở trần.
- Quên 0,5% bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp vì tưởng 17% đã là toàn bộ bảo hiểm xã hội.
- Tính kinh phí công đoàn trên tổng thu nhập gồm cả thưởng, phụ cấp không đóng bảo hiểm, thay vì trên quỹ lương đóng bảo hiểm xã hội.
- Dùng mức tham chiếu cũ 2.340.000 đồng cho các tháng từ 07/2026, làm trần đóng thấp hơn thực tế.
- Lập ngân sách năm bằng 12 lần lương gross mà không có dòng cho bảo hiểm, thưởng và tuyển dụng.
Dùng công cụ tính chi phí nhân sự trên Việc Hot
Nhập lương gross, chọn vùng nơi người lao động làm việc, bật hoặc tắt kinh phí công đoàn; công cụ ở đầu trang hiện ngay số công ty chi mỗi tháng, phần ứng viên thực nhận, biểu đồ từng khoản và bảng chi phí cả năm. Nếu bạn đi từ chiều ngược lại, đã có ngân sách và muốn biết nên ghi mức lương nào lên tin, dùng công cụ từ ngân sách ra mức lương đăng tin.
Câu hỏi thường gặp
Với người làm việc ở vùng I, công ty đóng thêm 4.300.000 đồng bảo hiểm bắt buộc và 400.000 đồng kinh phí công đoàn, tổng chi 24.700.000 đồng mỗi tháng, tức 296.400.000 đồng một năm chưa gồm thưởng và phúc lợi.
21,5% trên tiền lương đóng bảo hiểm: 17% bảo hiểm xã hội, 0,5% bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, 3% bảo hiểm y tế và 1% bảo hiểm thất nghiệp. Cộng 2% kinh phí công đoàn, doanh nghiệp chi thêm 23,5% so với lương gross.
Không. Người phụ thuộc chỉ làm giảm thuế thu nhập cá nhân nên tăng số người lao động thực nhận; phần bảo hiểm và công đoàn công ty đóng vẫn tính trên lương gross như cũ.
Bảo hiểm xã hội, tai nạn lao động, y tế và kinh phí công đoàn chỉ tính trên 50,6 triệu đồng, là 20 lần mức tham chiếu từ 01/07/2026; riêng bảo hiểm thất nghiệp tính đến 20 lần lương tối thiểu vùng. Vì vậy lương gross 60 triệu chỉ tốn 71,985 triệu chứ không phải 74,1 triệu.