Câu hỏi phỏng vấn hành chính nhân sự thường gặp và cách trả lời

Ở doanh nghiệp vừa và nhỏ, một người hành chính nhân sự thường ôm cả văn phòng, tuyển dụng, chấm công, hồ sơ bảo hiểm và tổ chức sự kiện. Vì vậy phiếu đánh giá thường có các tiêu chí sau:

• Tính cẩn thận: bảng công, hồ sơ, hợp đồng sai một con số là ảnh hưởng tới lương của người khác.
• Tính bảo mật: bạn được xem lương, hồ sơ cá nhân, quyết định kỷ luật của cả công ty.
• Hiểu biết luật lao động cơ bản: thử việc, hợp đồng, nghỉ phép, bảo hiểm xã hội.
• Kỹ năng sắp xếp việc: nhiều đầu việc nhỏ đến cùng lúc từ nhiều phòng ban.
• Cách giao tiếp: vừa giữ quy định, vừa giữ được thiện cảm với nhân viên.

Trước buổi hẹn, hãy rà lại CV để mỗi việc bạn kể đều có con số: số nhân viên phụ trách, số hồ sơ tuyển mỗi tháng, số đợt sự kiện đã tổ chức. Nếu cần trình bày lại cho gọn, bạn có thể tham khảo các mẫu CV nhân viên văn phòng.

Hãy giới thiệu về bản thân

Giữ trong khoảng một phút, theo thứ tự: kinh nghiệm hiện tại, quy mô bạn phụ trách, một kết quả cụ thể, lý do ứng tuyển. Mẫu trả lời: "Tôi có hai năm làm hành chính nhân sự ở một công ty thương mại khoảng 80 người. Tôi phụ trách chấm công, làm hồ sơ bảo hiểm và tuyển nhân viên bán hàng. Năm ngoái tôi chuyển bảng công từ giấy sang phần mềm, thời gian chốt công cuối tháng giảm từ ba ngày xuống một ngày. Tôi muốn sang môi trường lớn hơn để làm sâu mảng tuyển dụng."

Vì sao bạn chọn nghề hành chính nhân sự?

Tránh câu "vì em thích làm việc với con người", ai cũng nói vậy. Hãy gắn với kiểu công việc bạn làm tốt: "Tôi làm tốt những việc cần quy trình và sự chính xác, và tôi thích thấy một văn phòng chạy trơn tru nhờ những việc mình chuẩn bị trước."

Điểm yếu của bạn là gì?

Chọn một điểm yếu có thật nhưng không phải phẩm chất cốt lõi của nghề (đừng nói mình hay quên hay ẩu). Ví dụ: "Trước đây tôi ngại từ chối yêu cầu của các phòng ban nên hay ôm việc. Giờ tôi ghi mọi yêu cầu vào một bảng theo dõi, hẹn thời hạn rõ ràng, việc nào gấp thì báo lại với quản lý để sắp thứ tự."

Bạn quản lý văn phòng phẩm và tài sản công ty như thế nào?

Nói về quy trình chứ không nói chung chung: lập danh mục tài sản có mã, ghi người đang giữ, kiểm kê định kỳ (ví dụ mỗi quý), đặt mức tồn tối thiểu cho văn phòng phẩm và gom đề xuất mua theo tháng. Nếu bạn từng giảm được chi phí, hãy nói con số: "Gom đơn mua theo tháng và so giá ba nhà cung cấp giúp chi phí văn phòng phẩm giảm khoảng 15%."

Bạn lưu trữ công văn, hợp đồng ra sao?

Trình bày cách đánh số và sổ theo dõi văn bản đến, văn bản đi; cách đặt tên tệp khi lưu bản điện tử; ai được quyền mở thư mục nào. Người phỏng vấn muốn nghe rằng bất kỳ ai cần tìm một hợp đồng cũ cũng tìm được trong vài phút.

Bạn đã tổ chức sự kiện nội bộ nào?

Chọn một sự kiện có quy mô và ngân sách rõ: "Tôi lo chuyến nghỉ mát cho 60 người, ngân sách 180 triệu đồng. Tôi lấy báo giá từ ba đơn vị, chốt lịch trước hai tháng và lập danh sách việc theo từng ngày. Chi phí cuối cùng thấp hơn ngân sách khoảng 8%."

Hãy mô tả quy trình tuyển dụng bạn từng làm

Kể theo các bước: nhận yêu cầu tuyển từ phòng ban, viết mô tả công việc, đăng tin, lọc hồ sơ, phỏng vấn sơ bộ qua điện thoại, sắp lịch phỏng vấn với quản lý, gửi thư mời nhận việc, chuẩn bị ngày đầu đi làm. Nêu thêm một chỉ số bạn theo dõi, như thời gian tuyển trung bình hay tỉ lệ ứng viên nhận lời mời làm việc. Nếu bạn thường soạn câu hỏi cho quản lý, có thể nhắc tới việc dùng bộ câu hỏi phỏng vấn theo vị trí để các buổi phỏng vấn cùng một chuẩn.

Thời gian thử việc và lương thử việc được quy định thế nào?

Đây là câu kiểm tra kiến thức luật cơ bản. Theo Bộ luật Lao động 2019, mỗi công việc chỉ thử việc một lần; thời gian thử việc tối đa 180 ngày với người quản lý doanh nghiệp, 60 ngày với vị trí cần trình độ từ cao đẳng trở lên, 30 ngày với vị trí cần trình độ trung cấp hoặc công nhân kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ, và 6 ngày làm việc với công việc khác. Lương thử việc ít nhất bằng 85% mức lương của công việc đó. Hợp đồng dưới 1 tháng thì không áp dụng thử việc.

Bạn làm hồ sơ bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới thế nào?

Nêu các bước: thu thông tin và mã số bảo hiểm xã hội của nhân viên, khai báo tăng lao động, theo dõi mức đóng hằng tháng, báo giảm khi nhân viên nghỉ và chốt sổ. Có thể nói thêm tỉ lệ đóng trên tiền lương tháng đóng bảo hiểm: người lao động đóng 10,5% (8% bảo hiểm xã hội, 1,5% bảo hiểm y tế, 1% bảo hiểm thất nghiệp), doanh nghiệp đóng 21,5% (chưa gồm 2% kinh phí công đoàn). Nhân viên hỏi lương thực nhận sau khi trừ bảo hiểm và thuế thì bạn có thể tính nhanh bằng công cụ tính lương gross sang net.

Nhân viên được nghỉ phép năm bao nhiêu ngày?

Người làm đủ 12 tháng trong điều kiện bình thường được nghỉ 12 ngày làm việc mỗi năm (14 ngày với công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm), cứ đủ 5 năm làm việc cho một người sử dụng lao động thì được thêm 1 ngày. Người làm chưa đủ 12 tháng được nghỉ theo tỉ lệ số tháng đã làm. Bạn có thể nói thêm cách mình theo dõi phép còn lại cho từng người để cuối năm không bị tranh cãi.

Bạn chấm công và tính lương như thế nào?

Mô tả nguồn dữ liệu (máy chấm công, phần mềm, đơn nghỉ phép, đơn tăng ca), thời điểm chốt công, cách đối chiếu với trưởng bộ phận trước khi chuyển kế toán. Điểm cộng là bạn có bước kiểm tra chéo: so tổng công với tháng trước, rà những người có thay đổi lương, phụ cấp hoặc nghỉ không lương.

Một nhân viên phản ánh lương tháng này bị tính sai, bạn xử lý thế nào?

Trả lời theo trình tự: ghi nhận ngay, không tranh luận tại chỗ; kiểm tra lại bảng công, đơn từ và cách tính; nếu sai thì báo quản lý, điều chỉnh và hẹn ngày trả phần chênh lệch; nếu đúng thì giải thích từng dòng cho nhân viên hiểu. Cuối cùng nói bạn sẽ sửa gì trong quy trình để lỗi không lặp lại.

Một đồng nghiệp hỏi lương của người khác, bạn trả lời ra sao?

Câu này kiểm tra tính bảo mật. Câu trả lời đúng là từ chối lịch sự và giải thích rằng thông tin lương là thông tin riêng của từng người; nếu đồng nghiệp có thắc mắc về lương của chính mình thì bạn sẵn sàng giải thích.

Hai trưởng phòng cùng cần bạn làm việc gấp trong một buổi sáng

Nói rõ cách ưu tiên: hỏi hạn chót thật của từng việc, việc nào ảnh hưởng tới nhiều người hoặc có hạn nộp cơ quan nhà nước thì làm trước, việc còn lại báo lại thời gian hoàn thành. Nếu không tự quyết được thì nhờ quản lý trực tiếp sắp thứ tự, thay vì im lặng làm cả hai rồi trễ cả hai.

Nhân viên nghỉ việc ngang, không báo trước

Trình bày việc cần làm: liên lạc để xác nhận, thu hồi tài sản và quyền truy cập hệ thống, lập biên bản, báo quản lý để sắp người thay. Bạn có thể nhắc rằng thời hạn báo trước khi người lao động đơn phương nghỉ việc phụ thuộc loại hợp đồng (ít nhất 45 ngày với hợp đồng không xác định thời hạn, 30 ngày với hợp đồng từ 12 đến 36 tháng, 3 ngày làm việc với hợp đồng dưới 12 tháng), nên mọi bước xử lý cần căn cứ vào hợp đồng và nội quy.

Thực tập sinh hoặc sinh viên mới ra trường

Người phỏng vấn sẽ hỏi về môn học, đề tài, công việc làm thêm và mức thành thạo Word, Excel. Hãy chuẩn bị ví dụ cụ thể: một bảng tính bạn từng làm, một sự kiện câu lạc bộ bạn từng lo. Hỏi thẳng nhưng lịch sự về việc mình sẽ được hướng dẫn ra sao trong tháng đầu.

Trưởng phòng hành chính nhân sự

Câu hỏi chuyển sang chiến lược và con số: tỉ lệ nghỉ việc, chi phí tuyển dụng trên mỗi người, khung lương và cách xây dựng, nội quy lao động, xử lý kỷ luật và tranh chấp. Chuẩn bị một câu chuyện về chính sách bạn từng xây dựng, ví dụ thay đổi quy trình đánh giá giúp tỉ lệ nghỉ việc năm đầu giảm, và nói rõ mức giảm.

Nhiều công ty cho làm bài kiểm tra ngắn trong 30 đến 60 phút:

• Excel: tính tổng công bằng SUMIF hoặc COUNTIF, tra cứu bằng VLOOKUP hoặc XLOOKUP, lọc và tạo bảng tổng hợp.
• Soạn văn bản: viết một thông báo nghỉ lễ, một quyết định bổ nhiệm hoặc một thư mời phỏng vấn.
• Tình huống viết: trả lời email của nhân viên khiếu nại về phúc lợi.

Hãy ôn lại các hàm trên và luyện viết văn bản ngắn gọn, đúng thể thức trước buổi hẹn.

• Phòng hành chính nhân sự hiện có mấy người và phụ trách bao nhiêu nhân viên?
• Công ty đang dùng phần mềm chấm công, tính lương nào?
• Việc ưu tiên nhất của vị trí này trong ba tháng đầu là gì?

Xem thêm cách đặt câu hỏi cuối buổi trong bài câu hỏi nên hỏi lại nhà tuyển dụng. Khi đã sẵn sàng, bạn có thể tìm các việc làm hành chính nhân sự đang tuyển.

Phỏng vấn hành chính nhân sự có hỏi về luật lao động không?

Có, thường là các nội dung cơ bản: thử việc, loại hợp đồng, nghỉ phép năm, thời hạn báo trước khi nghỉ việc và tỉ lệ đóng bảo hiểm. Bạn không cần thuộc số điều luật, nhưng cần nói đúng các mốc chính.

Không có kinh nghiệm thì trả lời câu hỏi nghiệp vụ thế nào?

Kể việc tương tự bạn đã làm: lo sự kiện câu lạc bộ, quản lý quỹ lớp, làm bảng tính theo dõi. Sau đó nói rõ bạn sẽ học quy trình của công ty ra sao.

Bài test Excel cho vị trí hành chính nhân sự thường khó không?

Thường ở mức cơ bản đến trung bình: SUMIF, COUNTIF, VLOOKUP, lọc dữ liệu và bảng tổng hợp. Điều quan trọng là làm đúng và trình bày gọn.

Nên mặc gì khi đi phỏng vấn vị trí hành chính nhân sự?

Trang phục công sở gọn gàng là phù hợp, vì vị trí này thường là người đại diện tiếp đón khách và ứng viên của công ty.

Có nên hỏi về mức lương trong buổi phỏng vấn đầu tiên?

Có thể hỏi khi người phỏng vấn mở đầu chủ đề này hoặc ở cuối buổi. Hãy hỏi rõ lương gross hay net, các khoản phụ cấp và thời gian xét tăng lương.